Inhalt

Die Arbeit mit betrieblichen Informationen wie Dokumenten von Organisations-, Personalhandbüchern, Aktenplänen etc. erfordert einerseits spezielle Funktionen wie lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Änderungen an Dokumentinhalten und -eigenschaften über die Dokument-"Lebenszeit" und andererseits eine Bedieneroberfläche, die auch ungeübten Anwendern mit teilweise nur gelegentlichem EDV-Zugriff auf einfache Weise Informationen darstellt. Um diese Anforderungen abzubilden verfügt Polaris OHB über viele spezielle Features:

Dokumente verwalten, navigieren und lenken

Dokumente können in einer hierarchischen Struktur übersichtlich abgelegt werden. Die Benutzeroberfläche ähnelt dem Microsoft Windows Explorer und bietet den gewohnten Komfort von Kontextmenüs, variabel gestaltbaren Teilfenstergrößen, Schnellstart-Symbolen etc. Die Verlinkung von Inhalten und Verknüpfungen vereinfachen Navigation und Lenkung. Sie stellen alternative Varianten zur Verfügung, neue Strukturen zu definieren und thematische Inhalte miteinander zu verbinden. Die Betrachtung von Dokumenten verschiedenster Formate geschieht vollständig innerhalb der Polaris OHB Oberfläche und ist dadurch auch für ungeübte Benutzer einfach und intuitiv handhabbar.

Dokumenttypen

Es können alle gängigen Dokumenttypen ohne vorherige Konvertierung im Polaris OHB abgelegt werden. So können beispielsweise Arbeitsanweisungen etc. mit Microsoft Word geschrieben und im Polaris OHB verwaltet werden. Durch eingebettete Viewer für die gängigen Dokumenttypen können verschiedene Dokumentformate wie Microsoft Word Dokumente, eingescannte Text und PDF-Dokumente parallel betrachtet werden und werden vom Anwender als einheitliche Bestandteile des betrachteten Handbuches, Ordners oder Kapitels wahrgenommen.

Handbücher, Aktenpläne etc. bearbeiten

Durch Entzug der Schreibrechte und parallelem Leserecht auf das Dokument wird verhindert, dass eine Veränderung unabsichtlich durch eine unabhängig davon bearbeitete Version desselben Dokuments überschrieben wird.

Revisionssicherheit, Zuständigkeit, Prüfung

Die Architektur des Polaris OHB genügt den strengen Anforderungen der Revision. So kann z.B. für die Freigabe geänderter Dokumente ein 4-Augen-Prinzip festgelegt werden. Alle Benutzeraktionen und Ereignisse werden lückenlos protokolliert. So ist jederzeit nachvollziehbar, wann welche Version eines Dokumentes verfügbar war und welcher Benutzer Zugriff auf das Dokument hatte. Über alle Informationen können standardisierte und individuelle Auswertungen erstellt werden.

Vorlagen- und Formularverwaltung

Eine integrierte Vorlagen-/Formularverwaltung macht die Erstellung auch komplexer Dokumente einfach und schnell. Gerne unterstützen wir Sie bei der unternehmensinternen Erstellung von Formularen und Vorlagen sowie Checklisten.

ISO und DIN Normen

Mit Hilfe einer integrieten Aktenzeichen und Paragrafenfunktion findet eine automatische Gliederung und Strukturierung unter Einhaltung von ISO und DIN Normen statt.

Suchfunktionen und Suchordner

Zur Suche steht neben der Möglichkeit nach festgelegten Merkmalen eine leistungsstarke Volltext- Recherche zur Verfügung. Der Indexaufbau erfolgt in Echtzeit und ermittelt die Suchergebnisse auch bei mehreren Tausend Dokumenten in Sekundenschnelle. Für komplexe Suchabfragen können verschiedene Suchkriterien beliebig verknüpft werden und bieten so auch anspruchsvollsten Anwendern umfassende Informationen über den betrachteten Dokumentbestand. Oft benutzte Suchanfragen können in so genannten "Suchordner" thematisch abgelegt werden und per Mausklick wiederaufgerufen werden.

Einen umfassenden Überblick über weitere Features von Polaris erhalten Sie hier