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Polaris DMS kann als aktives Workflow basiertes Dokumentmanagementsystem oder als eine "passive" Ablage bzw. Archivsystem eingesetzt werden. Es bietet mit seinen Standardeigenschaften, wie strukturierte Ablage, Versionsverwaltung, dem zugriffgeschützten bearbeiten von Dokumenten (Check Out und Check In) eine optimale Verwaltung aller anfallenden Dokumente. Vordefinierte Workflows unterstützen unternehmensinterne Abläufe schneller und effizienter im Tagesgeschäft umzusetzen. Urlaubsanträge sind z.B. mit wenigen Arbeitsschritten vom Antrag bis hin zur Genehmigung im Interesse des Antragsteller und aufgrund des schnellen und zeitsparenden Ablaufes zufriedenstellend für Abteilungsleiter und Personalabteilung bearbeitet. Mit Hilfe zur Verfügung stehender Schnittstellen kann Polaris DMS als Archivsystem problemlos und einfach in bestehende Systeme bzw. Anwendungen integriert und genutzt werden.

Bei der täglichen Arbeit und Umgang mit Dokumenten beschäftigen wir uns mit 2 Grundsatzfragen:

• Wo finde ich was?
• Wo lege ich es sinnvoll ab?

Es wird eine zentrale Ablage benötigt, in der Ordnung und Disziplin im Vordergrund stehen.

Dokumente, die tägliche Prozesse beschreiben und begleiten, werden von Menschen und organisatorischen Strukturen gesteuert. An dieser Stelle geht es häufig um die Fragen:

• Wie mache ich es?
• Wer muss in meine Prozesse einbezogen und/oder benachrichtigt werden?

Hierfür werden Workflow und Lenkung benötigt, die die Navigation von meinen immer wiederkehrenden Geschäftsprozessen unterstützen. Dabei werden sämtliche Vorgänge protokolliert, der gesammte Lebenszyklus eines Dokumentes ist jederzeit nachvollziehbar. Informationen sind aktuell und in vollem Unfang allen beteiligten Personen zugänglich.

Polaris DMS dient Ihnen nicht nur mit reduzierten Zugriffszeiten als übersichliches und platzsparendes Archivierungssystem, sondern bietet auch die Möglichkeit wiederkehrende Prozesse in Ihrem Unternehmen effizienter umzusetzen. Durch zur Verfügung stehender diverser Schnittstellen kann Polaris DMS in Ihre individuelle IT-Umgebung integriert werden.

Wir zeigen Ihnen gerne, wie eine leistungsfähige Dokumentenmanagementlösung und/oder Archivierung in Ihrem individuellen Fall aussehen kann: Sprechen Sie uns an!