Inhalt

Die Arbeit mit Dokumenten in täglichen Prozessen erfordert einerseits spezielle Funktionen wie lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Änderungen an Dokumentinhalten und -eigenschaften über die Dokument-"Lebenszeit" und andererseits eine Bedieneroberfläche, die auch ungeübten Anwendern mit teilweise nur gelegentlichem EDV-Zugriff auf einfache Weise Informationen darstellt. Um diese Anforderungen abzubilden verfügt Polaris DMS über viele spezielle Features:

Zentrale Ablage

Dokumente können in einer hierarchischen Struktur übersichtlich abgelegt werden. Die Benutzeroberfläche ähnelt dem Microsoft Windows Explorer und bietet den gewohnten Komfort von Kontextmenüs, variabel gestaltbaren Teilfenstergrößen, Schnellstart-Symbolen etc. Die Verlinkung von Inhalten und Verknüpfungen vereinfachen Navigation und Lenkung. Sie stellen alternative Varianten zur Verfügung, neue Strukturen zu definieren und thematische Inhalte miteinander zu verbinden. Die Betrachtung von Dokumenten verschiedenster Formate geschieht vollständig innerhalb der Polaris DMS Oberfläche und ist dadurch auch für ungeübte Benutzer einfach und intuitiv handhabbar.

Archivierung

Dokumente unterschiedlicher Formate werden unveränderbar und langzeitig in Polaris Archivsystem aufbewahrt und genügen so den gesetzlichen Vorgaben. Durch eine automatische Konvertierung und langfristig lesbare Dateiformate wie z.B. TIFF oder PDF wird eine dauerhafte Lesbarkeit der archivierten Dokumenten sichergestellt.

Suchfunktionen und Suchordner

Zur Suche steht neben der Möglichkeit nach festgelegten Merkmalen eine leistungsstarke Volltext- Recherche zur Verfügung. Der Indexaufbau erfolgt in Echtzeit und ermittelt die Suchergebnisse auch bei mehreren Tausend Dokumenten in Sekundenschnelle. Für komplexe Suchabfragen können verschiedene Suchkriterien beliebig verknüpft werden und bieten so auch anspruchsvollsten Anwendern umfassende Informationen über den betrachteten Dokumentbestand. Oft benutzte Suchanfragen können in so genannten "Suchordner" thematisch abgelegt werden und per Mausklick wiederaufgerufen werden.

Workflow

Zu jedem Dokument können vordefinierte Eigenschaften wie z.B. Aktenzeichen, Aufgaben, Mitteilungen, Zuständigkeit und Freigabeinformationen etc. automatisch und/oder manuell hinterlegt werden. Diese dienen als Basis für individuelle Workflow-Regeln, die anforderungsbezogen für individuelle Bedürfnisse realisiert werden können. Jeder Vorgang - sei das die Erledigung einer Aufgabe oder Änderung von Eigenschaften im Zeitablauf - werden lückenlos protokolliert und stellen damit eine gesamte Übersicht über den Prozess und seinen Status zusammen.

Lebenszyklus (Historie)

Die Architektur des Polaris DMS genügt den strengen Anforderungen der Revision. So kann z.B. für die Freigabe geänderter Dokumente ein 4-Augen-Prinzip festgelegt werden. Alle Benutzeraktionen und Ereignisse werden lückenlos protokolliert. So ist jederzeit nachvollziehbar, wann welche Version eines Dokumentes verfügbar war und welcher Benutzer Zugriff auf das Dokument hatte. Über alle Informationen können standardisierte und individuelle Auswertungen erstellt werden.

Integration

Für die Integration in beliebige Anwendungen stehen diverse Schnittstellen zur Verfügung. So können z.B. direkt aus Microsoft Office Applikationen wie Word, Excel etc. Dokumente gesucht und abgelegt werden. Es können Dokumente per Mausklick mit dem lokalen Mailprogramm verschickt werden oder ganze Abläufe von externen Anwendungen durch Verwendung des bereitsgestellten COM-Objektes miteinander verbunden und vervollständigt werden.

Einen umfassenden Überblick über weitere Features von Polaris erhalten Sie hier